Viimeinen spurtti: Miten nopeasti käsitellä työasioita

alexander savina

Viikon loppuun mennessä (ja myös vuoden loppuun mennessä) Ainoa haluamme käsitellä nopeasti töitä ja alkaa lopulta levätä. Ajanhallintaa koskevia kirjoja ja käsikirjoja on valtava valikoima - löytääksesi, mikä sopii sinulle, ei ole vaikeaa. Niille, jotka eivät ole vielä valmiita ottamaan vakavasti asiaa, olemme keränneet muutamia vinkkejä ja vihjeitä, jotka auttavat selviytymään työasioista nopeammin ja tuottamaan sinulle enemmän tuottavuutta.

 

Älä etsi monitöitä

Yksinkertaiset ohjeet, joita muutama todella seuraa: jotta voit selviytyä tehtävistä nopeasti ja hyvin, on parasta tehdä se yksin ja poistaa mahdolliset häiriöt. Kaikki eivät pysty samaan aikaan keskittymään yhtä hyvin useisiin asioihin, varsinkin jos jokainen heistä vaatii upottamista ja tarkkaavaisuutta - tästä syystä työn laatu kärsii.

Työpaikat, pikaviestit, sähköposti - kaikki tämä on hyvin häiritsevää. Ajattele, miten voit päästä eroon häiriötekijöistä - esimerkiksi, älä reagoi heti, kun ilmoitus uuteen viestiin tulee näkyviin, tallenna kolmannen osapuolen tehtävät, jotka syntyvät työn aikana niiden ratkaisemiseksi, tai ryhmittele samanlaisia ​​tehtäviä ja varaa aikaa päivän aikana ratkaistaksesi niitä. Jälkimmäinen sallii vähemmän häiriötekijöitä - ei tarvitse rakentaa uudelleen erään tyyppisistä tehtävistä toiseen. Tämän periaatteen noudattaminen edellyttää kurinalaisuutta ja vakavaa kestävyyttä - mutta tulos ei kestä kauan.

Suunnittele työpäiväsi

Tehtävälista on yksinkertainen tekniikka, joka tekee työstä paljon helpompaa: voit arvioida tehtävien todellisen määrän ja asettaa realistiset määräajat niiden täyttämiseksi. Riippumatta siitä, kuinka paljon haluat uskoa päinvastaisuuteen, mutta kaikilla tehtävillä on erilainen merkitys - joten suunnitellessasi työnne asetat prioriteetit. Mieti, mikä kellonaika olet tuottavin, ja yritä ratkaista tärkeimmät ja vaikeimmat tehtävät tällä hetkellä. Esimerkiksi monet ihmiset ovat tottuneempia aloittamaan päivän työpostinsa tarkistamisessa, mutta tämä ei ole aina paras ratkaisu - jos olet aktiivisin aamulla, ennen kuin väsytät ja menetät huomiota, on parempi jättää tämä aika vaikeimpiin tai luovimpiin keskittymiseen vaativiin tehtäviin.

Kokoukset voivat usein murtaa päivän - esimerkiksi, jos heitä pidetään parin tunnin kuluttua työpäivän alusta, jolloin sinulla ei ole aikaa suorittaa vähintään yhtä tehtävää. Aikaa suunnitellessasi mieti, onko sinulla aikaa tehdä jotain ennen kokouksia tai niiden jälkeen tai niiden välillä - ehkäpä on helpompi lykätä aamupäivää? Lisäksi työ on arvaamaton, ja teillä voi olla odottamattomia tehtäviä milloin tahansa. Siksi on parempi, että päivän suunnitelma ei ollut kovin tiheä, ja yllätyksiä oli riittävästi - 5–6 tuntia jatkuvaa työtä.

Aseta itsellesi määräajat - ja kiristä ne

Yksi syy siihen, miksi emme voi selviytyä tehtävistä nopeammin - selkeän määräajan puuttuminen: työ vie usein kaiken sille varatun ajan. Vaikeiden tehtävien määräajat ovat erityisen tärkeitä: usein lyhennämme ja työskentelemme vaikean tehtävän parissa, koska se näyttää meille valtavan - selkeä määräaika auttaa tekemään sen ymmärrettävämmäksi.

Ensinnäkin yritä vähentää työtä sellaisen tehtävän kohdalla, johon yleensä kuluu useita tunteja, puolen tunnin ajan - ehkä et itse huomaa, miten selviytyä kaikesta nopeammin kuin tavallisesti. On totta, että on syytä olla varovainen täällä - aseta itsellesi realistiset määräajat (älä yritä tehdä koko päivän työtä kahden tunnin kuluessa) ja älä tuota itseäsi, jos et pysty hoitamaan tehtävää annetussa ajassa: et toimi jatkuvassa stressissä eikä paniikissa.

Vietä vähemmän aikaa tärkeillä tehtävillä.

Kaikki työtehtävät eivät ole yhtä tärkeitä, joten samaan aikaan ei kannata käyttää niitä. Yrityksen mentori Simon Reynolds neuvoo jättämään kymmenen minuuttia tai jopa vähemmän pieniin tehtäviin: useimmiten he eivät vaadi täydellistä suorituskykyä, joten voit lahjoittaa heitä tekemään tärkeämpiä tehtäviä. Reynoldsin mukaan päivässä voi säästää jopa 90 minuuttia - tärkeintä on yrittää vähentää tehtävien aikaa määrätietoisesti useita kertoja päivässä. Lisäksi yksi parhaista tavoista syöttää rytmi työpäivän alussa on tehdä pieni (tämä on tärkeää!) Ja ei vaikein tehtävä. Tämä on verrattavissa aamutreeniin: tunnet paremmin ja pystyt tekemään muita asioita.

Toinen hyödyllinen tekniikka - yritä viettää päätöksiä vain minuutin kuluttua. Me viettämme usein paljon aikaa ajatella sitä, mutta aina tehdyt päätökset eivät parane. Jos huomaat, että tiedät usein oikean päätöksen, mutta vie aikaa, yritä asettaa itsellesi 60 sekunnin määräaika.

Valitse sopiva ajanhallintajärjestelmä.

On monia tekniikoita, joiden avulla voit tulla tuottavammaksi ja rakentaa päiväsi - tärkeintä on löytää oma. Yksi yleisimmistä on "tomaattitekniikka" (sen luoja käytti ajastinta tomaatin muodossa). Se perustuu yksinkertaiseen logiikkaan: tarvitsemme aikaa osallistua työhön ja tehdä siitä tehokkaasti ja aikaa levätä. "Tomaattitekniikka" tarkoittaa, että jaat työsi lohkoiksi - "tomaatit".

Sinun on asetettava ajastin 25 minuutiksi (tämä on yksi "tomaatti"), jonka aikana olet mukana vain työssä, eikä mitään muuta häiritse. Kun ajastin soi, ota viiden minuutin tauko ja aloita sitten uusi lohko. Kolmen tai neljän 25 minuutin korttelin jälkeen kestää pidemmän tauon ja levätä 15-30 minuuttia.

Sinun ei tarvitse noudattaa tiukasti näitä lukuja: aikaväli voi olla mikä tahansa, tärkein asia ei ole liian lyhyt - muuten sinulla ei ole aikaa tehdä tiettyä työtä ilman häiritsevyyttä. Tämä tekniikka on erittäin tehokas: sillä aikaa, jolloin et tee mitään muuta kuin työtä, voit saalis paljon enemmän. Lisäksi "tomaatteissa" voit mitata, kuinka paljon aikaa vietätte tähän tai tähän tehtävään - ja on parempi suunnitella aikaa.

Ajattele, mitä voit kieltäytyä

On tärkeää arvioida riittävästi ja tiukasti työnne määrää - sitten se osoittautuu nopeammaksi. Valmentaja Mark McCartney neuvoo kylmässä veressä hylkäämään kaikki tarpeettomat asiat: arvioi, mitkä tehtävät ovat tärkeimpiä ja tärkeimpiä ja jotka voitte turvallisesti lähteä (hyvin tai yrittää siirtää). McCartneyn mukaan hyvin usein olemme samaa mieltä tekemästä jotain koneessa, ajattelematta, miksi tämä tehtävä on tärkeä ja onko se todella tärkeää.

Kriittinen lähestymistapa auttaa helpottamaan elämääsi ja priorisoimaan. Käytännössä tämä suositus koskee ensisijaisesti sähköpostiviestejä - mieti, miten voit optimoida prosessin (esimerkiksi käyttää malleja tai automaattisia vastauksia sähköposteihin, jotka eivät vaadi harkittua vastausta) ja onko kaikki viestit vastattava.

Ota taukoja

Tiedät jo tämän: väsynyt henkilö ei yksinkertaisesti voi toimia tehokkaasti. Usein pyrimme tekemään enemmän, ja pyrimme työskentelemään pidempään ja ilman taukoja, vaikkakin kannattaa tehdä päinvastoin. Jokainen, joka hylkäsi opiskelijan tapana nukkua pari tuntia päivässä, tietää kokemuksesta, että jos saat riittävästi unta ja on hyvä lepo töistä iltaisin, sinusta tulee paljon tuottavampi ja pystyy tekemään paljon enemmän kuin jos olisit töissä puoli nukkumaan. Pysäytä myös mahdollisimman paljon. Samalla (ja tiedät myös tämän) tauon pitäisi olla korkealaatuista: sinun ei pidä tarttua älypuhelimeen tai aloittaa kääntymistä Facebookin kautta - on parempi siirtyä pois tietokoneesta lyhyeksi ajaksi ja häiritä tietovirtaa.

Ole rehellinen itsesi kanssa

Ehkä tärkein neuvoja: vain sinä ymmärrät tarkasti, mikä haittaa tuottavuuttasi. Usein meillä on vähemmän aikaa perustettujen tottumusten takia - ja täällä meidän on rehellisesti myönnettävä, että on syytä muuttaa. Kun tulet töihin, käytätkö 20 minuuttia osallistumalla prosessiin? Haluatko juoda kahvia kollegan kanssa lounaan jälkeen? Vaihda jatkuvasti tehtävien välillä eikä voi keskittyä yhteen asiaan? Pidä kiinni lähettiläistä? Tiedät mitä tehdä.