Tarkistuslista: 8 merkkiä, joita et tiedä, miten aikaa jaetaan

alexander savina

Näyttää siltä, ​​että arvioidaan ajanhallinnan taitojen tehokkuutta hyvin yksinkertainen: jos sinulla on aikaa tehdä kaiken työn tietyn ajan kuluessa tai pystyt nopeuttamaan kriittisessä tilanteessa ja tekemään tehtäviä mahdollisimman nopeasti, kaikki on kunnossa. Mutta joskus ajanjakoon liittyvät ongelmat eivät ole niin ilmeisiä - esimerkiksi jos sinulla on aikaa kaikkeen, mutta aika ajoin tuntuu, että toimitte mahdollisuuksien rajoissa. Ymmärrämme, miten tämä ymmärretään - ja mitä tehdä siihen.

1

Et voi arvioida, kuinka kauan toiminta kestää.

Jos huomaat, että olet viivästynyt viiden tai kymmenen minuutin ajan (työhön, tapaamaan ystäviäsi ja missä tahansa), ehkä ongelma on, että et ymmärrä täysin, kuinka paljon aikaa sinulla on eri tehtäviä. Näin tapahtuu - sinusta tuntuu olevan varma, että asia on yksinkertainen, ja vain aivan loppujen lopuksi ymmärrät, että tarvitset vielä kymmenen minuuttia.

Hyvä uutinen on, että voit selviytyä tästä: jos huomaat aikomuksen suunnitella kaikkea samanaikaisesti, ota vain kussakin tapauksessa kaksi kertaa kertaa - tai vähintään 15 minuuttia. Monet ihmiset käyttävät tätä tekniikkaa suunnitellessaan työpäiväänsä: muista, että odottamaton ylivoimainen este voidaan aina lisätä harmoniseen tehtäväluetteloon.

2

Sinulla ei ole selkeää suunnitelmaa päivälle.

Tehtävälista on yksi helpoimmista ja tehokkaimmista ajanhallintatyökaluista: sen ansiosta voit helposti ymmärtää, kuinka paljon aikaa olet käyttänyt tehtäviin ja missä järjestelmä kaatuu. Kaikki tämä ei tietenkään tarkoita sitä, että sinun on luotettava päivään asti - mutta ainakin ymmärtämään kysymysten luetteloa ja miettimään, mitä ja missä järjestyksessä olet mukana.

Monet työstä ja sen ulkopuolella haittaavat sitä, että tuntuu, että ongelmia on liian paljon, eikä ole selvää, kumpi ottaa ensin. Päiväkirja tai liiketoimintasuunnitelma ratkaisee tämän ongelman ja lisää päiväkohtaisia ​​erityispiirteitä: esineiden luettelo pelottaa paljon vähemmän kuin kaaoksen pääni.

3

Pelkäätte delegoida

"Jos haluat tehdä jotain hyvin, tee se itse" - suosittu, mutta ei tuottavin ajatus: on aina olemassa riski, että kerätään niin paljon asioita, joita et yksinkertaisesti pysty selviytymään niistä. Jos olet tottunut noudattamaan prosessia alusta loppuun ja et ole valmis päästämään irti valvonnasta, mutta tämä alkaa häiritä tuottavuutta, harkitse, onko aika siirtää osa tehtävistä jollekin toiselle.

Ja jos päästät irti työkysymyksistä, et ole vielä valmis, niin on täysin mahdollista uskoa siivous jollekin toiselle, ja ruoanlaitto jälkeen kiireisen päivän - tilata ruokaa kotona. Vapaa-aikaa voi viettää lepoon - olla tuottavampi seuraavana päivänä.

4

Et priorisoi

Ajan optimoimiseksi ei riitä, että ymmärrät, mitä sinun tarvitsee tehdä päivässä - sinun on myös arvioitava, mitä on tärkeää tehdä juuri nyt ja mitä voi odottaa. "Hyvin usein lykkäämme tärkeitä tehtäviä, niitä, jotka painostavat meitä - henkisen ponnistelun vuoksi, joka meidän on asetettava, jotta voimme keskittyä niihin", sanoi valmentaja Kimberly Medlock.

On helpompi vastata kymmeniin kirjeisiin, vaikka ne eivät vaadi kiireellistä reaktiota, kuin ottaa vastaan ​​suuri ja tärkeä mietintö, joka on toimitettava mahdollisimman pian - vaikka onkin enemmän tehokasta kiinnittää huomiota toiseen. Jos näin on, yritä harkita uudelleen painopisteitä: riippumatta siitä, kuinka vaikeaa on ottaa suurin osa työstä, olet varmasti kiitollinen itsellesi, että teit sen.

5

Yrität tehdä kymmenen asiaa kerralla.

Kaikki asiantuntijat pitävät moniajoa niin hyvänä ajatuksena. Ja jos on helppo selviytyä kahdesta mekaanisesta tapauksesta (esimerkiksi podcastin kuunteleminen ja samanaikaisesti), kahta toimintaa, jotka vaativat jatkuvaa huomiota (esimerkiksi TV-sarjan katsominen ja sähköpostiviestiin vastaaminen), on vaikeampi yhdistää - todennäköisesti olet nopeasti siirtyä tehtävästä toiseen.

Toisin kuin logiikka sanoo, selviät todennäköisesti nopeammin tapauksesta, jos kiinnität huomiota vain hänelle. Voit kokeilla kuuluisaa "tomaattitekniikkaa": aloittaa ajastimen kaksikymmentäviisi minuuttia ja älä häiritse mitään tällä hetkellä - kun aika on päättynyt, voit ottaa viiden minuutin tauon.

Voit kokeilla vähemmän tiukkoja menetelmiä - esimerkiksi määrätä tietty aika tiettyyn tehtävään (määräaika tekee työskentelystä nopeammin - tärkeintä ei ole ylikuormittaa) tai yritä minimoida ulkoiset ärsykkeet. Aloita sähköpostilla: sen sijaan, että yritit tarkistaa sen kerran puolessa tunnissa, varatkaa muutama minuutti kaksi tai kolme kertaa päivässä.

6

Et ole rentouttava

Opiskelijavuosien jälkeen monet joutuvat kohtaamaan vaikeita löytöjä: älä nuku koko yön, ja sitten, kuten mikään ei olisi tapahtunut, he eivät voi toimia. Itse luultavasti huomasitte, että sinä päivinä, jolloin et nuku tai juuri väsynyt, saat häiritä useammin, ja työ menee paljon hitaammin kuin voisi.

Tällaisissa tapauksissa on aina olemassa vaara, että putoat vaaralliseen rutiin, kun huomaat, että teit hyvin vähän päivän aikana ja lopetat asioita myöhään illalla - niin ettet saa riittävästi unta seuraavana päivänä ja työskentele vähemmän kuin voit. Jos olet kiinni tästä, tiedä, että paras tuottavuuden auttaja on hyvä unelma (älä unohda sen hygieniaa!).

7

Et tiedä, miten sanoa ei

Liian monta tehtävää on yksinkertaisesti mahdotonta saavuttaa: yrittää tehdä kaikkea kerralla, tietyssä vaiheessa, ehkä joutua uhraamaan joko laatua tai termejä. Sinun ympärilläsi on aina niitä, jotka pyytävät palvelusta tai palvelusta, näyttää siltä, ​​että mikään pieni yritys ei ole mitään vikaa - kunnes huomaat, että monet pyynnöt häiritsevät omaa, paljon tärkeämpää sinulle.

On yhtä helppoa yliarvioida, kuinka monta tehtävää voit ottaa vastaan, sekä tehdä virhe niiden tarvitseman ajan kanssa - ja kaikki tämä voi puolestaan ​​johtaa palamaan. Siksi on niin tärkeää oppia sanomaan "ei" ajoissa: on parempi kieltäytyä välittömästi tekemästä jotakin kuin täyttää määräajat, tehdä kaikkea huonosti tai vain saada loppuun.

8

Yrität muokata rytmiäsi

Useimmat neuvoa, joita voidaan kuulla tuottavuuden osalta, ovat: ”Nouse aikaisin ja tehkää enemmän aamulla” - tämä on Anna Wintour, Tim Cook ja Richard Branson. Saatatte esimerkiksi innostaa heidän esimerkkinsä viettämään aamulla harjoitellaksesi, tavata tyttöystäväsi aamiaisella ja olla toimistopöydässä jo yhdeksän - mutta sen sijaan, että olisit iloinen ja halukas lopettamaan nopeasti asioita, jotka tuntuvat ylikuormitetuilta ja väsyneiltä.

Valitettavasti tuottavuutta ei ole yleisesti hyväksytty. On mahdollista, että sinun on helpompi kouluttaa ja tavata ystäviäsi varhain aamulla, mutta illalla töiden jälkeen - ja tuottavuutesi huippu ei ole yhdeksän aamulla, vaan kolmessa iltapäivällä lounastauon jälkeen. Sen sijaan, että yrittäisit tulla kuoreksi, kuuntele kehoa - niin tunnet paljon paremmin.

kuvat: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com