Miten tehokkaasti järjestää työtilaa

Alexandra Savina

Suurin osa päivästä, jota vietämme töissä, joko toimisto- tai kotitoimisto. Me uhraamme kuitenkin usein oman mukavuutemme ja ajattelemme harvoin sitä, miten ympärillämme oleva tila vaikuttaa meihin. Jos sinusta tuntuu, että sinulla ei ole aikaa ja että heidät on tullut kuhunkin tehtävään, on mahdollista, että asia on pöydälle, jossa ei ole koottua pinoa paperia, jossa on mahdotonta löytää mitään. Jaamme vinkkejä, jotka auttavat sinua organisoimaan työpaikkasi paremmin, jotta voit työskennellä tuottavammin.

Päästä eroon ylimääräisestä

Ennen kuin aloitat työpaikan uudelleenjärjestämisen, sinun täytyy heittää kaikki tarpeettomat. Vaikka työskentelisit tuottavammin puhdistamattomassa pöydässä, se, että et päästä eroon siitä, mikä ei tuo mitään hyvää, ei vahingoitu. Tämä koskee kaikkea: työpaperit ja paperitavarat ja muut asiat - yritä tehdä tarvittavat minimit. Heitä ulos kylmässä veressä, mikä ei auta sinua: pari mieleenpainuvaa asiaa ja suosikkikuva valokuvassa ei häiritse, mutta jos ne ovat paljon suurempia, ne voivat ottaa vakavan osan työpinnasta.

Keväällä siivous muutaman kuukauden välein ja pidä se puhtaana säännöllisesti. Valitse itsellesi sopivin aikataulu (esimerkiksi 15 minuuttia kunkin työpäivän lopussa tai tunti perjantaina) ja noudata sitä - on helpompi ylläpitää järjestystä, eikä asiakirjoja ja papereita kerätä pöydälle. Ja päästä eroon tarpeettomasta oli helpompaa, pidä aina roskakoriin pöydän vieressä. Lisäksi päivän lopussa on hyödyllistä pyyhkiä pöytä antibakteerisella kankaalla.

Käsittele papereita ja asiakirjoja

Olkaamme rehellisiä: paperi - tärkein jätteen lähde työpöydällä. Ja vaikka työskentelemme heidän kanssaan yhä vähemmän, ei ole niin monta yritystä, joka on täysin siirtynyt sähköiseen dokumenttien hallintaan, kuten se olisi voinut. Voidakseen käsitellä virtausta oli helpompaa, pöydällä voi olla kaksi lokeroa tai kaksi kansiota - riippuen siitä, kuinka monta asiakirjaa haluat käsitellä. Ensimmäisessä on lisättävä kaikki uudet: allekirjoituksen, avaamattomien kirjeiden ja vastaavien sovellukset. Toisessa, sinun täytyy lähettää paperit, että olet tarkastellut ja että on käsiteltävä myöhemmin - niin mitään ei jää ilman huomiota.

Niiden asiakirjojen osalta, joita ei tarvitse käsitellä juuri nyt, mutta joiden on vielä oltava mukanasi, on parempi olla tietty säilytysjärjestelmä. Sen ei tarvitse olla tuttuja kansioita: jos sinulla ei ole paljon tilaa pöydällä, voit yrittää ripustaa erikoisalustoja (esimerkiksi tallentaa sanomalehtiä) seinälle. Pienet muistiinpanot, muistiinpanot ja muistutukset tylsä ​​corkboardin sijasta voidaan ripustaa erityiseen verkkoon. Erityisen tärkeitä asiakirjoja voidaan skannata ja tallentaa tietokoneelle.

Harkitse pikakuvakkeiden ja pentueiden järjestelmää - ehkä se riittää, kun kirjoitat kansioita yksinkertaisesti, tai ehkä se on hyödyllistä merkitä ne värein, jotta löydät tarvitsemasi tiedot nopeammin. Kun taitat papereita, kysy itseltäsi, tarvitsetko niitä todella ja otatko heidät yhteyttä tulevaisuudessa - suurimman osan siitä, mitä tallennamme ”vain siinä tapauksessa”, jota emme koskaan käytä. Yritä olla käynnistämättä kansiota "Muut" tai "Sekalaiset" - todennäköisimmin ajan myötä unohdat mitä siellä on.

Yritä ottaa käyttöön periaate "Paperi - toiminta". Älä anna asiakirjojen ja muistiinpanojen olla vain pöydällä, pidä niitä toimina, joita sinun on suoritettava: esimerkiksi käyntikortti, johon puhelinnumero on kirjoitettu, on mahdollisuus tehdä uusi yhteys älypuhelimeen tai tehdä muistiinpano päiväkirjaan, että tarvitset jonkun soittaa

Käytä laatikoita ja muita tallennustyökaluja.

Kun käsittelet papereita, kiinnitä huomiota muihin työpöydän kohteisiin. Mikä tahansa rakkaus valitset paperitavarat, on parempi olla pitämättä niitä koko ajan pöydällä ja saada tarvittaessa - niin tulee enemmän tilaa ja vähemmän pölyä. Pieniä asioita varten voit esimerkiksi käyttää munakuljetuslauttoja. Erillisessä laatikossa tai säiliössä kannattaa sijoittaa mitä et käytä kovin usein: esimerkiksi aivohalvaus, laskin tai teippi.

Laatikot, kansiot ja säilytysastiat ovat edullisia (ne löytyvät samasta IKEA: sta), mutta ne auttavat käyttämään työtilaa paljon tehokkaammin - sekä toimistossa että kotona. Valitse kestäviä, jotka kestävät pitkään - ja älä unohda ajatella tarrojen ja pentueen järjestelmää, kuten papereiden tapauksessa.

Pidä johdot kunnossa

Jotta työpöytä olisi puhtaampi, sinun täytyy piilottaa johdot ja jatkojohdot: voit ostaa erikoissäiliön, tai voit yrittää tehdä sen itse - kenkälaatikosta. Jos ei ole paljon tilaa ja ei ole paikkaa piilottaa johdot, sinun pitäisi ainakin sitoa ne varovasti niin, etteivät ne häiritse ja eivät ole hämmentyneitä.

Lajittele tiedostot tietokoneella

Toinen tärkeä kohta työtilan organisoinnissa on tiedostojen lajittelu tietokoneessa. Jos et ole vielä tehnyt sitä, varatkaa tunti tai kaksi järjestääksesi asiakirjat uudella tavalla: pelottavaa on ottaa vastaan, mutta sitten kiitos itse. Aivan kuten tavallisten papereiden kohdalla, sinulle sopivat järjestelmällisyys ja tarrat ovat erittäin hyödyllisiä. Jos joudut usein työskentelemään saman asiakirjan eri versioiden kanssa, on hyödyllistä harkita nimeämisjärjestelmää, joka on ymmärrettävää kaikille tehtävässä työskenteleville työntekijöille. Lisäksi jokaisen uuden version nimi, voit lisätä päivämäärän ja tarvittaessa ajan - se on niin helppo ymmärtää, kun viimeiset muutokset tehtiin, ja vertaa versioita.

Kansiot, joita et tarvitse juuri nyt, mutta jotka ovat hyödyllisiä tulevaisuudessa, voit arkistoida, joten navigointi on helpompaa. Kopio arvokkaimmista asiakirjoista on tallennettava pilvipalveluun - juuri siinä tapauksessa.

Järjestä lisää tallennustilaa.

Tätä neuvontaa tarvitaan ensisijaisesti niille, jotka työskentelevät kotona, eikä vain asiakirjoilla, vaan myös laajemmilla materiaaleilla: jos jätät paperit pöydälle viikonlopuksi toimistossa, se ei ole niin pelottavaa, sitten kotona haluat, että tila on mahdollisimman puhdas. Kaikilla ei ole erillistä toimistoa tai suurta työskentelyaluetta, mutta tässä tapauksessa on olemassa tie. Voit lisätä ripustettavia hyllyjä pöydän yläpuolelle tai järjestää lisää säilytystilaa alla.

Jaa työpaikka vyöhykkeisiin

Tämä on hyödyllinen tekniikka, joka auttaa sinua selviytymään tehokkaammin monipuolisilla tehtävillä: ota paikka työskennellä tietokoneella ja erillinen alue tehtäviin, jotka voidaan ratkaista ilman sitä - painetut asiakirjat tai esimerkiksi aivoriihi kannettavan tietokoneen kanssa. Vaikka sinulla on pieni pöytä, voit silti sijoittaa tilan: se riittää esimerkiksi siirtymään toiselle puolelle tai istumaan yhteiseen sohvalle.

Jos työskentelet kotoa, on erittäin tärkeää jakaa erillinen tila töille (vaikka se on osa keittiön pöytää tai pieni taittopöytä). Tämä on ensisijaisesti välttämätöntä työn ja henkilökohtaisen elämän erottamiseksi (kotoa työskenteleminen voi olla vaikeaa siirtyä tilasta toiseen), mutta se voi olla hyödyllistä käytännön näkökulmasta. Esimerkiksi on hyödyllistä saada erillinen työtietokone, johon lapset eivät lähestyisi ja jotka eivät hajoa kaikkein sopimattomimmalla hetkellä.

Pidä asiat käsillä

Katsomme, että käytät tätä periaatetta joka tapauksessa, mutta on hyödyllistä sanoa se uudelleen. Kun perustat kotitoimiston, järjestetään tilaa ja määritetään, missä tämä tai se asettuu, aloita lähinnä siitä, miten työnkulku on rakennettu. Tarvittavimmat asiat tulisi aina olla käsillä, muuten ohjata sitä, miten käytät esineitä - esimerkiksi pidä paperia lähellä tulostinta ja tarroja - lähellä aluetta, jossa työskentelet tavallisesti asiakirjojen kanssa tai luette tarvittavia kirjoja.

Huolehdi asioista, jotka saavat sinut tuntemaan olosi paremmin.

Ajattele työtilaa, älä unohda mukavuutta - myös pienissä asioissa. On erittäin tärkeää valita mukava tuoli niin, että selässä ja kaulassa ei ole kipua, huolehtia riittävästä valaistuksesta (jos toimistossa on pimeää, osta pöytävalaisin) ja muita asioita, jotka voivat tehdä toimistosta paremman - esimerkiksi tyyny rannekkeen alla, joka auttaa estämään tunnelin oireyhtymän tai jalkatuen ulkonäköä, joka keventää selkä- ja kaulan kuormaa.

Älä syö pöytäsi ääressä

Vaikka tämä neuvonta ei liity avaruuden järjestämiseen, vaan työprosessin järjestämiseen, ja se tuntuu ilmeiseltä, ne jäävät usein huomiotta - mutta turhaan. Pöydässä syömällä voit syödä enemmän tahattomasti (kun olemme kiireisiä, emme kiinnitä huomiota siihen, kuinka paljon syömme, vaikka emme olekaan nälkäisiä, ja usein valitsemme ei hyödyllisimpien välipalojen). Lisäksi lounastauko (vaikkakin pieni) auttaa häiritsemään liiketoimintaa ja palauttamaan heille uusia voimia.

Jos et voi välttää välipalaa pöydälläsi, valitse ruoka, joka ei murene, vuotaa tai tahraa (ravistelee muroja näppäimistöltä tai valuu keitto työkannettavaan on surullinen mahdollisuus), yritä olla varovainen ja älä häiritse muita (voimakas tuoksu ruokaa voi olla epämiellyttävä kollegoille), puhdista itsesi jälkeen ja varmista, että pyyhit pöydän illallisen jälkeen.

kuvat: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA-myymälä